Politique en matière de vie privée

1. Politique en matière de vie privée

Version 10. Cette page a été mise à jour le 10/01/2023.

Cette politique en matière de vie privée est applicable au site et aux services de C-Lys. C-Lys est une marque déposée de la société belge Pivotal Clinical BV portant le numéro d’entreprise BE0634985259 (ci-après "Patient Journey" ou "PJ"). 

En utilisant le site C-Lys et ses services, vous indiquez avoir pris connaissance de cette politique en matière de vie privée et vous acceptez par la suite la collecte et le traitement de vos données personnelles comme décrit ci-dessous. C-Lys décline toute responsabilité en ce qui concerne des politiques en matière de vie privée provenant d’autres sites internet ou d'autres sources.

Cette politique en matière de vie privée décrit d’une part votre utilisation du site C-Lys (“site”) et d’autre part le fonctionnement des services procurés par PJ sous le nom de marque C-Lys (“C-Lys” ou “nous/notre"). La politique décrit comment C-Lys collecte les données, les utilise, les protège et les partage. Celle-ci vous permettra de comprendre exactement notre méthode de travail.

Vous pouvez consulter notre site sans révéler d'informations personnelles. Nous ne recevrons d'informations et de données personnelles de votre part que si : (i) vous vous inscrivez sur le site par le biais d'un formulaire d’inscription pour une étude spécifique, (ii) vous vous inscrivez à la newsletter, (iii) vous complétez un formulaire de contact, (iv) vous nous envoyez un e-mail, (v) vous nous envoyez des informations par courrier (vi) vous nous transmettez des informations par téléphone et/ou (vii) vous complétez une enquête. Nous n’utiliserons les données personnelles que vous nous fournissez uniquement que pour les services pour lesquels vous nous avez donné votre permission. C-Lys a pris des mesures pour protéger vos données et ceci conformément au Règlement Général sur la Protection Des Données (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Belge sur les droits de vie privée (la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection de vie privée et du traitement des données personnelles).

Un Conseiller en Sécurité (Data Protection Officer - DPO) a été désigné et notifié à l’Authorité de protection des données.

 

1.1  Données personnelles

Par données personnelles, nous comprenons toute information vous concernant que vous procurez à C-Lys lors d’une inscription au moyen d’un formulaire d'inscription spécifique à une étude, d’une enquête, d’un formulaire d'inscription à la newsletter, d’un formulaire de contact ou par téléphone après l'inscription initiale sur notre site. C-Lys limite la collecte des données personnelles  au strict nécessaire et uniquement en vue du but de leur utilisation. Les données ne sont pas conservées plus longtemps que requis pour la réalisation de leur objectif.

1.1.1  L’utilisation de vos données personnelles

• Vous vous inscrivez à une étude spécifique et vous nous donnez votre consentement pour utiliser vos données personnelles dans le cadre de la pré-qualification pour l’étude : les données que vous mentionnez sur un formulaire d'inscription pour une étude clinique spécifique sont normalement votre nom, prénom, date de naissance, sexe, code postal et ville, e-mail, numéro de téléphone et centre d’intérêt. Dans ce cas, C-Lys agit en tant que ‘data processor’ au nom du Sponsor, qui est le ‘data controller’. En fonction du type d'étude, vous pouvez encore fournir des informations supplémentaires personnelles à C-Lys (comme p.ex. votre état de santé), mais C-Lys limitera la collecte des données personnelles au strict nécessaire en vue du but de leur utilisation. Vous pouvez fournir ces informations supplémentaires via les formulaires d’inscription (questionnaire d’étude) sur notre site ou lors d’un contact téléphonique avec nous ou un call center que nous avons sélectionné en tant que 3ème partie. Vous vous engagez à fournir des données exactes, complètes et actuelles. Vous comprenez que votre inscription équivaut à l’autorisation écrite pour le traitement de vos données personnelles, y compris des données sensibles, comme la santé, le style de vie et des données ethniques.
  
  • À partir des données fournies via le formulaire d’inscription, nous déterminerons si vous correspondez à certains critères de pré-qualification de l’étude sélectionnée. Au cas où une pré-qualification téléphonique est envisageable dans le processus de pré-qualification, vos données personnelles seront transmises au call center en tant que 3ème partie. Uniquement au cas où vous correspondiez à ces critères – par pré-qualification en ligne ou téléphonique, vos données personnelles seront transmises à un centre de recherche participant à l’étude sélectionnée. Le centre de recherche peut alors vous contacter pour discuter plus amplement de l’étude avec vous. Il est également possible que C-Lys organise un rendez-vous pour vous avec le centre de recherche. Le fait de partager vos données personnelles avec un centre de recherche participant ne signifie néanmoins pas encore que vous êtes effectivement inclus dans l’étude. L’acceptation n’est pas du ressort des services de C-Lys et ceci vous sera expliqué en détail par le centre de recherche après leur évaluation. Avant d’effectivement participer à une étude, vous devrez également signer un formulaire d’information et de consentement éclairé. C-Lys n’est pas responsable du traitement de vos données par le centre de recherche. C-Lys/PJ n’est aucunement responsable de la mise en œuvre de l’étude clinique, de la vérification des données (médicales) des candidats potentiels et/ou de l'obtention de l'autorisation éclairée des candidats de participer à une étude clinique.
  • Le questionnaire d’étude de C-Lys utilise une technologie de prise de décision automatique afin de réduire la collecte de données personnelles de candidats qui ne sont pas admissibles à l’étude clinique proposée et d’augmenter l’efficacité des services fournis par C-Lys. Les réponses aux questions dans le questionnaire mèneront les candidats vers différents chemins qui détermineront s’ils sont admissibles à l’étude clinique. Ces candidats admissibles selon la technologie de prise de décision automatique seront ensuite évalués plus en détail pour vérifier s’ils peuvent réellement participer à l’étude clinique.
  • Cette prise de décision automatique est nécessaire pour établir une relation contractuelle avec le candidat à l’étude. Dès lors, si le candidat ne désire pas faire l’objet de cette prise de décision automatique, il ne lui sera pas possible de participer à l’étude par le biais de C-Lys.
• Vous vous inscrivez à notre newsletter :
  • En remplissant le formulaire d’inscription : les coordonnées que vous remplissez sur le formulaire d’inscription sont normalement votre nom, prénom, l’ année de naissance, sexe, la ville et le pays où vous habitez , e-mail, numéro de téléphone et votre thème d'intérêt. Dans ce cas, C-Lys est le ‘data controller’. Ces coordonnées sont sauvegardées dans la base de données de C-Lys pour leur permettre de vous faire parvenir les newsletters par e-mail, courrier ou SMS. 

  • En cochant l’option « je voudrais recevoir le bulletin d'information » lors d’une inscription à une étude spécifique : Si vous cochez cette option, seules vos coordonnées (nom, prénom, l’ année de naissance, sexe,  la ville et le pays où vous habitez, e-mail, numéro de téléphone et centre d’intérêt) seront conservées dans la base de données de C-Lys, pour que C-Lys puisse vous faire parvenir les newsletters par e-mail, courrier ou SMS.

• Vous complétez une enquête et vous nous donnez votre consentement pour utiliser vos données personnelles dans le cadre de l’enquête: les données que vous mentionnez sur une enquête sont normalement votre âge, sexe et le pays où vous habitez ; autres données personnelles comme votre nom, prénom, année de naissance, code postal, e-mail, numéro de téléphone et votre thème d’intérêt peuvent être demandées dans certaines circonstances et des questions liées à votre état de santé qui sont spécifique pour l’ enquête. Dans ce cas, C-Lys agit en tant que ‘data controller’ ou  ‘data processor’ au nom du Sponsor, qui est le ‘data controller’. En fonction du type d’enquête, vous pouvez encore fournir des informations supplémentaires personnelles à C-Lys (comme p.ex. votre état de santé), mais C-Lys limitera la collecte des données personnelles au strict nécessaire en vue du but de leur utilisation. Vous pouvez fournir ces informations supplémentaires via l’ enquête sur notre site ou lors d’un contact téléphonique avec nous ou un call center que nous avons sélectionné en tant que 3ème partie. Vous vous engagez à fournir des données exactes, complètes et actuelles. Vous comprenez que votre inscription équivaut à l’autorisation écrite pour le traitement de vos données personnelles, y compris des données sensibles, comme la santé, le style de vie et des données ethniques.

  • À partir des données fournies via l’enquête, nous déterminerons si vous correspondez à certains critères de pré-qualification de l’enquête sélectionnée. Uniquement au cas où vous correspondiez à ces critères – par pré-qualification en ligne, vos données personnelles seront utilisées pour l'analyse de l'enquête.

  • L’ enquête de C-Lys utilise une technologie de prise de décision automatique afin de réduire la collecte de données personnelles de candidats qui ne sont pas admissibles à l’enquête proposée et d’augmenter l’efficacité des services fournis par C-Lys. Les réponses aux questions dans l’ enquête mèneront les candidats vers différents chemins qui détermineront s’ils sont admissibles à l’ enquête ou au contacte téléphonique, si applicable.

  • Cette prise de décision automatique est nécessaire pour établir une relation contractuelle avec le sujet. Dès lors, si le sujet ne désire pas faire l’objet de cette prise de décision automatique, il ne lui sera pas possible de soumettre ses réponses à l’enquête par le biais de C-Lys.

Dès que vous indiquez avoir lu, compris et accepté notre politique en matière de vie privée en vous inscrivant sur notre site, en vous complétez une enquête ou en vous inscrivant à la newsletter, vous consentez au traitement de ces données, tel qu'il est décrit dans la présente. Les données ne sont pas conservées plus longtemps que requis pour la réalisation de leur objectif ou à des fins d’exigences juridiques / réglementaires (comme par exemple pour des contrôles de qualité ou des inspections par les autorités).

Les périodes de conservation suivantes sont d’application :

• Pour l’inscription à la newsletter : En acceptant cette politique en matière de vie privée, vous consentez à ce que :
  • C-Lys traîte, utilise et sauvegarde vos données personnelles pendant la période à laquelle vous demeurez inscrit à la newsletter : fin de l’année calendrier de l’inscription + 5 ans. Ceci permet de vous envoyer des informations concernant de futures études cliniques ou de garder le contact en matière d’autres services fournis par C-Lys
• Si vous vous inscrivez à une étude spécifique : En acceptant cette politique en matière de vie privée, vous consentez à ce que :

  • C-Lys traîte et utilise vos données personnelles jusqu’à la fin de la période de recrutement (comme mentionné sur la page web propre à l’étude), indépendamment du fait que vous soyez admis à l’étude ou non

  • pendant cette période, C-Lys ne bloque ni efface vos données personnelles.

Après la fermeture de la période de recrutement par C-Lys, vos données personnelles seront verrouillées et archivées pendant 25 ans (sauf indication contraire dans le formulaire Web) à des fins de documentation. Après cette période d’archivage, vos données personnelles seront irrévocablement supprimées.

• Si vous complétez une enquête spécifique: En acceptant cette politique en matière de vie privée, vous consentez à ce que :

  • C-Lys traîte et utilise vos données personnelles pendant la période suivante: la durée de l'enquête + 1 mois

  • pendant cette période, C-Lys ne bloque ni efface vos données personnelles.

Après cette période (la durée de l'enquête + 1 mois), vos données personnelles seront verrouillées et archivées pendant 25 ans (sauf indication contraire dans le formulaire Web) à des fins de documentation. Après cette période d’archivage, vos données personnelles seront irrévocablement supprimées.

 

1.1.2  Choix des données personnelles

Nous vous offrons des services gratuits afin de vous permettre d’exercer vos droits en tant que personne concernée. Vous avez le droit de voir, de modifier et de supprimer toutes les données personnelles que vous nous confiez ou de refuser le traitement de vos données personnelles (quelques conditions pourraient être d’application) :

• Vous avez le droit de voir et de modifier vos données personnelles : si vous le désirez, vous pouvez obtenir un aperçu de vos données personnelles et y apporter des changements, si nécessaire.
• Vous avez le droit de rendre vos données portables : si vous vous êtes porté candidat pour une étude ou si vous avez émis le désir de recevoir la newsletter et si vous nous avez confié vos données personnelles, vous avez le droit de recevoir une copie de vos données personnelles dans un document structuré, sous format lisible en machine, pour vous permettre de les transfèrer vers une autre organisation.
• Vous avez le droit de demander de supprimer vos données personnelles : à chaque instant, vous pouvez décider de supprimer vos données personnelles de notre banque de données, pour quelque utilisation ultérieure que ce soit. Ce droit pourrait néanmoins être limité par nos obligations légales ou par la nécessité d’archiver ces données à des fins de recherches scientifiques.
• Vous avez le droit d’annuler votre consentement pour l’utilisation de vos données personnelles pour une étude spécifique. Ce droit pourrait néanmoins être limité par nos obligations légales ou par la nécessité d’archiver ces données à des fins de recherches scientifiques. Après validation de votre requête, vos données personnelles seront supprimées de la banque de données de C-Lys pour utilisation ultérieure.
• Vous avez le droit de vous désinscrire des newsletters de C-Lys afin de ne plus être contacté.
• Vous avez le droit de demander une restriction du traitement de vos données : Après avoir reçu votre requête, nous examinerons si ce droit est d’application. Dans l’affirmative, vos données personnelles seront supprimées de la banque de données de C-Lys pour utilisation ultérieure.

Vous pouvez faire valoir les droits sus-mentionnés en prenant contact avec nous via le formulaire de contact en ligne sur notre site web. Après vérification de votre identité, nous mettrons tout en oeuvre pour satisfaire à votre demande, à moins que ceci requiert des mesures totalement irraisonnables (p.ex. s’il s’avère que ce soit irréalisable techniquement ou organisationnellement ou extrêmement coûteux). Il est possible qu’une demande soit refusée si elle s’avère être répétitive ou systématique.

A côté des droits mentionnés dans ce chapitre, vous êtes loisible de déposer plainte en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles par C-Lys auprès des autorités de supervision compétentes locales.

1.1.3  Transmission de données à des tiers

Nous ne vendrons, ni partagerons ni diffuserons de quelque manière que ce soit vos données personnelles à des tiers, sauf si prévu autrement dans cette politique en matière de vie privée.

C-Lys peut engager des sous-traitants qui fournissent des services au nom de C-Lys. Ces sous-traitants n’auront accès qu’aux données pour fournir les services deC-Lys pour lesquels C-Lys a engagé le sous-traitant, conformément aux objectifs pour lesquels les données ont initialement été collectées. L’utilisation des données à d’autres fins est interdite. Un contrat dans lequel des clausules de confidentialité sont prévues, sera toujours signé avec les sous-traitants.

Liste des sous-traitants de C-Lys possibles :

Fournisseurs de services en Cloud

• Fournisseurs de services en web hosting
• Services de consultance en IT
• Services de consultance en gestion de qualité
• Cryptage de bout en bout
• Services de call centers

Dans le cadre des services fournis par C-Lys, il est possible que vos données soient consultées par des auditeurs, des inspecteurs des autorités publiques et/ou l'AEM (Agence européenne des médicaments), la FDA (Food and Drug Agency) et/ou des représentants de nos clients pour s’assurer que C-Lys, comme ses sous-traitants, agissent conformément aux lois, règlements et bonnes pratiques cliniques (BPC) en vigueur.

Au cas où C-Lys ou PJ (ou un partie) serait vendu ou transféré, les informations que nous détenons, peuvent faire partie des actifs à transmettre. Dans ce cas, cette information sera toujours utilisée conformément à la politique en matière de vie privée et vous en serez informé par écrit ou par e-mail.

Il est possible que nous devions publier des données personnelles si nous en sommes tenus légalement, ou si un tel acte soit jugé nécessaire dans le cadre du respect des procédures légales, pour réagir à des revendications, ou pour protéger les droits de C-Lys, ses clients, ses employés et le public.

Les pages web de C-Lys ne servent pas à signaler les effets secondaires résultant de l’utilisation de produits médicaux ou de la participation à une étude clinique. Si vous nous fournissez néanmoins des informations sur des effets secondaires, nous sommes dans l'obligation d’y donner suite et/ou de les communiquer au sponsor de l’étude clinique. Cela signifie que nous vous contacterons éventuellement pour recueillir plus d’informations (comme vos antécédents médicaux) dans le cadre de ces effets secondaires. Ces informations seront ensuite transmises au sponsor de l’étude clinique. Il est également possible que le sponsor vous contacte directement dans le cadre du suivi du signalement des effets secondaires médicaux.

C-Lys est une entreprise belge. Néanmoins, il peut y avoir un traitement de données et/ou un transfert de données vers des pays dans ou en-dehors de l’Union Européenne. Conformément à l’article 21 de la loi belge sur la vie privée et aux articles 44-47 du Règlement Général sur la Protection des Données UE 2016/679 (RGPD), les données personnelles peuvent uniquement être transmises aux pays qui garantissent le même niveau de protection et où les normes identiques ou similaires au RGPD sont appliquées. Le pays, la durée de la transmission, l’enregistrement, le type de données et les objectifs précis sont des critères qui seront examinés au cas par cas. C-Lys garantit de ne pas transmettre les données aux pays tiers pour le traitement ou le stockage des données, sans avoir pris les mesures nécessaires pour répondre aux normes de protection du RGPD.

Mécanisme de transfert que C-lys pourrait utiliser pour le transfert de vos données personnelles:

• Décision d'adéquation de la Commission européenne
• Certification ‘Privacy Shield’
• Clauses contractuelles standard fournies par la Commission européenne
• Votre consentement explicite pour le transfert

1.1.4  La protection de vos données

C-Lys a pris, dans la mesure du possible, des mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles qui sont conformes aux lois applicables sur la vie privée et la protection des données afin de garantir un traitement sécurisé des données personnelles. Les risques d’une destruction accidentelle ou non autorisée, d’une perte accidentelle, de la modification de ou de l’accès des personnes non autorisées, et tout autre traitement non autorisé de vos données personnelles sont donc réduits à un minimum.

Les procédures de sécurité et de gestion sont régulièrement revues en appliquant les dernières évolutions technologiques. Pour ceci C-Lys a e.a. désigné un Conseiller en Sécurité.

C-Lys enregistre vos données personnelles dans sa base de données sur des serveurs aux Pays-Bas qui sont particulièrement bien protégés et certifiés ISO27001, ISO9001 et NEN7510. ISO27001 et NEN7510 sont des normes internationalement reconnues pour la sécurité de l’information. ISO9001 est la norme internationale qui définit une série d'exigences concernant la mise en place d'un système de management de qualité. L’accès à la base de données est limité aux personnes exceptionnellement autorisées, qui s’occupent du traitement des données. Pour le partage des données personnelles avec les centres de recherche, des procédures adaptées et des mesures de sécurité sont prévues.

Nous tenons à vous signaler que vous êtes personnellement responsable de la protection de votre propre ordinateur, smartphone ou tablette que vous utilisez pour consulter le site de C-Lys et pour transmettre certaines données à C-Lys. Par conséquent, il est important de vous assurer que l’appareil que vous utilisez soit correctement sécurisé et protégé contre les logiciels malveillants (p.ex. virus informatiques) et ceci à l’aide de mesures de sécurité adéquates (p.ex. des logiciels anti-virus à jour). Si vous avez une raison de croire que la communication avec nous n’est plus sécurisée (p.ex., si vous croyez que la sécurité de vos informations personnelles que vous partagez avec nous n’est plus fiable), nous insistons que vous nous en informiez immédiatement par courriel ou par téléphone.

1.2  Données non-personnelles

En général, vous pouvez consulter notre site web sans nous dire qui vous êtes ou sans nous donner des informations personnelles. Dans certains cas, nos serveurs internet peuvent automatiquement rassembler certaines données non-personnelles sur vous lorsque vous vous connectez à ou suivez un lien vers le site C-Lys. Des exemples des données non-personnelles sont : noms de domaine, le type de fournisseur de services internet, le type de navigateur, le type de système d’exploitation que vous utilisez, etc. Nous recueillons cette information pour obtenir une notion du nombre de visiteurs, le temps que l’on passe sur notre site, les pages consultées et d’autres informations similaires. Nous utilisons ces informations pour analyser l’utilisation du site et pour améliorer son contenu.

 

1.2.1  Cookies et technologies similaires

Notre site utilise la technologie de « cookies » (des petits fichiers de texte placés par un service internet sur le disque dur d’un appareil) ou des technologies similaires, comme la mesure de l’audience d’un site (webanalytics). Cela nous aide à mieux adapter le site à vos besoins. Pour plus d'informations sur la façon dont les cookies et autres technologies similaires peuvent être gérés, nous vous recommandons de consulter la documentation de votre navigateur internet. Le message d'avertissement sur la page d'accueil vous permet d'exprimer votre consentement à notre politique de cookies. En refusant ce consentement, vous pourrez encore accéder aux parties publiques du site, mais certaines fonctions seront limitées ou impossibles. Pour plus d’informations, nous vous dirigeons volontiers vers notre  politique de cookies.

 

1.3  Enfants

Notre site s’adresse aux adultes (des personnes intéressées par des études cliniques, des fournisseurs de soins de santé et des individus qui cherchent des informations concernant C-Lys et les services que nous offrons). C’est sciemment que nous ne rassemblons pas de données d’enfants. Veuillez donc ne pas utiliser ce site si vous n’avez pas atteint les 18 ans.

 

1.4 Communication de données de tiers

Vous êtes seul responsable des données que vous introduisez sur le site de C-Lys ou que vous donnez par téléphone au personnel de C-Lys. En utilisant le site, vous vous engagez à n'introduire que des données relatives à vous-même.

Introduire les données d'un tiers sur le site de C-Lys ou les donner par téléphone au personnel de C-Lys n'est possible que dans les cas exceptionnels suivants :

• Si vous êtes le représentant légal d’un tiers (une personne incapable ou mineure)
• Si vous transmettez les données de l’un de vos patients, en tant que médecin

Dans les deux cas susmentionnés, C-Lys n’est pas responsable de l’enregistrement de données de tiers. Si vous divulguez à C-Lys des données d’un tiers, vous assumez la pleine responsabilité pour chaque autorisation nécessaire pour la communication et la transmission des données relatives à un tiers. Vous vous engagez en outre à respecter strictement les droits de ces tiers, y compris ceux qui sont décrits ci-dessus.

1.5  Modifications

La politique en matière de vie privée est adaptée à l’utilisation et aux possibilités de ce site.

Il est possible que nous modifions la politique en matière de vie privée en fonction des commentaires de clients ou de candidats potentiels et des changements au sein de nos services. Lorsque nous publions les modifications à notre politique en matière de vie privée, nous modifions la date de “dernière mise à jour” de cette politique. Lors des modifications importantes, nous mentionnerons tout changement significatif sur notre page d’accueil. Néanmoins, nous vous recommandons de lire périodiquement notre politique en matière de vie privée.

 

1.6  Questions et commentaires

Nous vérifions régulièrement si nous répondons à cette politique de vie privée. Si vous avez des questions concernant cette politique de vie privée, vous pouvez nous contacter par notre formulaire de contact ou via les coordonnées ci-dessous:

• Notre adresse : Drukpersstraat 4, 1000 Brussel, Belgique
• Notre numéro de téléphone : +34 917 081 250

Vous pouvez également contacter notre Data Protection Officer en envoyant un e-mail à GDPR.PatientJourney [at] pivotalcr.com