Política de privacidad

Versión 10. El 10/01/2023 se realizaron las últimas adaptaciones de esta página.​

La siguiente política de privacidad se aplica al sitio web y a los servicios de C-Lys. C-Lys es la marca comercial de la empresa belga Pivotal Clinical BV, con número de identificación fiscal BE0634985259 (en adelante "Patient Journey" o "PJ") . Al usar el sitio web de C-Lys, y sus servicios, usted declara tener conocimiento de esta política de privacidad y acepta la recolección y el tratamiento de sus datos de carácter personal de la manera aquí explicada. C-Lys no será responsable de las políticas de privacidad de otros sitios o fuentes. Esta política de privacidad describe su uso del sitio web de C-Lys (“Sitio web”), por un lado, y el funcionamiento de los servicios suministrados por PJ bajo la marca comercial C-Lys (“C-Lys” o “nosotros/nuestro(s)/nuestra(s)/nos”), por otro. La política describe cómo C-Lys colecciona, utiliza, protege y comparte datos. Así, obtendrá una idea clara de cómo trabajamos.

Puede visitar nuestro sitio web sin revelar su información personal. Solo recibiremos información personal y datos de usted si: (i) se registra a través del formulario de registro específico de un estudio en el sitio web, (ii) se suscribe al boletín informativo, (iii) rellena un formulario de contacto, (iv) nos envía un correo electrónico, (v) nos envía información por correo,(vi) proporcionarnos información por teléfono y/o (vii) completar una encuesta.  Solo utilizamos los datos personales que nos proporciona para servicios o fines para los cuales usted nos ha dado su consentimiento. C-Lys ha tomado medidas para proteger sus datos conforme a el Reglamento General de Protección de datos –  Reglamento (EU) 2016/679 (GDPR) y la ley de privacidad belga (Ley belga de 30/07/2018 para la Protección de la Intimidad en Materia de Tratamiento de Datos Personales)

Se ha asignado y se ha notificado al Supervisor de Protección de datos  la responsabilidad de la Protección de Datos (SPD). 

1.1 Datos personales

Por datos personales nos referimos a cualquier información relacionada con usted y proporcionada a C-Lys cuando se registra a través de un formulario de solicitud a un estudio específico, a través de la realización de una encuesta, a través del formulario de suscripción al boletín, a través de un formulario de contacto o por teléfono, después de un primer registro en nuestro sitio web.

C-Lys limita la recolección de datos personales a aquellos datos personales que son necesarios para el objetivo de su uso. El período de conservación nunca superará el período necesario para la consecución de este objetivo

1.1.1 El uso de sus datos personales

• Usted se registra para un estudio específico y consiente el uso de sus datos en el marco de la preselección del estudio: los datos que nos facilita en el formulario de registro son su nombre, apellido(s), fecha de nacimiento, sexo, ciudad ,código postal,, número de teléfono e intereses. En este caso, C-Lysactúa come ‘data processor’ en nombre del Sponsor, que es el ‘data controller’. Dependiendo del tipo de estudio, le podemos pedir más información personal (como, por ejemplo, su estadio de salud), pero C-Lys limita la recolección de datos personales a aquellos datos que son necesarios para el objetivo de su uso. Esta información adicional se puede facilitar a través de los formularios de registro en el sitio web o durante el contacto telefónico con nosotros o con nuestro centro de llamadas de terceros seleccionado. Usted se compromete a facilitar datos precisos, completos y actuales. Usted entiende que su registro es equivalente a la autorización escrita para el tratamiento de sus datos personales, incluyendo la información de carácter sensible, como salud, estilo de vida y datos étnicos.
  • En base a los datos proporcionados a través de este formulario de solicitud se determinará si usted cumple los criterios de preselección para el estudio específico. En el caso de que sea incluído un paso de preselección telefónica en el proceso de preselección, sus datos personales pasarán a nuestro centro de contacto de terceras partes. Solo en caso de cumplimiento los anteriores criterios de preselección en linea y, si es aplicable, preselección telefónica, sus datos personales se transmitirán a un centro de investigación que participa en el estudio específico. A continuación, este centro puede contactarle para proporcionarle más información sobre el estudio en cuestión. Es posible que C-Lys concierte una cita con el centro de investigación para usted. El hecho que remitamos sus datos personales a un centro de investigación no significa automáticamente que participará en el estudio. Esta decisión no es competencia de C-Lys y el centro de investigación lo hablará con usted, de forma exhaustiva, después de una evaluación posterior. Antes de poder participar en un estudio clínico también tendrá que firmar un formulario de información y consentimiento. C-Lys no será responsable del tratamiento de sus datos por parte del centro de investigación. C-Lys/PJ tampoco será responsable, de ninguna manera, de la realización del estudio clínico, la verificación de los datos (médicos) de los posibles candidatos y/o de la obtención del consentimiento informado de los candidatos para poder participar en un estudio clínico.
  • El cuestionario de estudio en linea C-Lys utiliza una tecnología automatizada de toma de decisión con el fin de reducir la recopilación de datos de los candidatos que son ilegibles por el estudio clínico publicado y para incrementar la eficacia del servizio que C-Lys proporciona. Responder a ciertas preguntas del cuestionario lleva a diferentes vías que determinarán si los candidatos son elegibles para el estudio. Estos candidatos que están determinados a ser elegibles por la toma de decision automatizada serán evaluados adicionalmente por C-Lys con el fin de asegurarse de que estos candidatos además coincidan con el estudio.
  • Esta toma de decisión automatizada es necesaria para acceder a una relación contractual con el candidado analizado. Por lo tanto, si el candidato no quiere ser sujeto a una toma de decisión automatizada, el candidato no puede aplicar para el estudio utilizando el servicio C-Lys.

 

• Usted se suscribe al boletín informativo:
  • A través del formulario de suscripción: por norma general, los datos de contacto que se le solicitarán en el formulario de suscripción son su nombre, apellido, año de nacimiento, género, país y ciudad donde vive, correo electrónico, número de teléfono y esfera de interés. En este caso, C-Lys actúa a modo de «responsable del tratamiento de datos». Dichos datos de contacto se almacenarán en la base de datos de C-Lys, con el fin de enviarle boletines por correo electrónico, correo postal o SMS.
  • Para ello, seleccione la opción «Quiero recibir el boletín» durante el registro a un estudio en particular. Si selecciona esta opción, únicamente se almacenarán sus datos de contacto (nombre, apellido, año de nacimiento, género, país y ciudad donde vive, correo electrónico, número de teléfono y esferas de interés) en la base de datos de C-Lys, con el fin de enviarle boletines por correo electrónico, correo postal o SMS.

 

• Cuando completa una encuesta y da su consentimiento para utilizar sus datos personales en el contexto de dicha encuesta: por norma general, los datos que se le solicitarán en un formulario para llevar a cabo una encuesta pueden ser la edad, el género y el país donde vive; en determinadas circunstancias, es posible que le solicitemos otros datos, como su nombre, apellido, fecha de nacimiento, género, ciudad, código postal, correo electrónico, número de teléfono, esferas de interés y preguntas específicas de la encuesta relacionadas con su estado de salud. En este caso, C-Lys actúa a modo de «responsable del tratamiento de datos» o de «encargado del tratamiento de datos» en nombre de un Patrocinador, que será el «responsable del tratamiento». Dependiendo del tipo de encuesta, cabe la posibilidad de que también le solicitemos información personal adicional (como, por ejemplo, una condición de salud específica), sin embargo, C-Lys limitará la recopilación de datos personales a los que sean estrictamente necesarios a efectos de lograr los objetivos de su uso. Puede proporcionarnos esta información adicional a través de la encuesta de nuestro sitio web o durante el contacto telefónico con nosotros o con nuestro centro de llamadas de terceros seleccionado. Ha de comprometerse a proporcionarnos datos precisos, completos y actualizados. Además, ha de confirmar que comprende que completar la encuesta equivale a un consentimiento por escrito para que llevemos a cabo el tratamiento de sus datos personales, entre los que se incluyen datos confidenciales como datos de salud, estilo de vida y étnicos.
  • En función de la información que nos proporcione a través de la encuesta, determinaremos si cumple con varios criterios de preselección para la encuesta en cuestión. Solo si cumple con los criterios de la preselección en línea, procederemos a utilizar sus datos personales para el análisis de la encuesta.
  • A efectos de llevar a cabo las encuestas en línea de C-Lys, utilizamos tecnología de toma de decisiones automatizada con el objetivo de reducir la recopilación de datos de los candidatos que no son aptos para la encuesta anunciada, así como para aumentar la eficiencia del servicio que proporciona C-Lys. Las respuestas que proporcione a determinadas preguntas de la encuesta conducirán a diferentes caminos que determinarán si los candidatos son aptos a efectos de seguir la encuesta o, en su caso, el contacto telefónico.
  • Utilizaremos dicho sistema de toma de decisiones automatizado para algunas encuestas necesarias a efectos de establecer una relación contractual con los sujetos de los datos. Por lo tanto, si estos no desean que sus datos sean objeto de la toma de decisiones automatizada, no podrán solicitar su participación en dichas encuestas utilizando el servicio C-Lys.

Al registrarse en nuestro sitio web, completar una encuesta o suscribirse al boletín, una vez que indique que ha leído nuestra Política de privacidad y que entiende y está de acuerdo con ella, se entiende que acepta el tratamiento de sus datos, tal y como aquí se describe. El período de conservación nunca superará el período necesario para la consecución del objetivo o el período de conservación para trámites legales (como, por ejemplo, el control de calidad o la inspección de autoridades reguladoras).

Los siguientes plazos de retención son aplicables:

• Si usted se registró al boletín: aceptando esta política de privacidad está de acuerdo que:
  • C-Lys tramite, utilize y almacene sus datos personales por el periodo en que usted esté subscrito al boletín: final del año civil de la registración + 5 años. Esto es para poder enviarle información sobre estudios clínicos futuros, o para seguir en contacto en conección con otros servicios C-Lys.
• Si se registró para un estudio específico: Aceptando esta política de privacidad está de acuerdo que:
  • C-Lys tramite y utilize sus datos personales hasta el final del periodo de contratación C-Lys ( mencionado en el studio de la página web) , independientemente si está incluido en el estudio o no,
  • y que durante este período C-Lys no bloqueará o borrará sus datos personales.

Después del cierre del período de contratación C-Lys, sus datos personales serán bloqueados y archivados durante 25 años (a menos que se especifique lo contrario en el formulario web) para razones de documentación. Luego del período de almacenamiento, sus datos serán borrados permanentemente

• Si completa una encuesta específica, al aceptar la presente Política de privacidad, acepta que:
  • C-Lys llevará a cabo el tratamiento y utilizará sus datos personales recopilados durante el siguiente periodo de tiempo: duración de la encuesta + 1 mes;
  • durante dicho periodo C-Lys no bloqueará ni eliminará sus datos personales.

Una vez transcurrido dicho periodo (duración de la encuesta + 1 mes), sus datos personales se bloquearán y se archivarán durante 25 años (a menos que se especifique lo contrario en el formulario web), con fines de documentación. Una vez finalizado el mencionado periodo, sus datos se eliminarán permanentemente.

1.1.2 Consulta de datos personales

Ofrecemos un servicio sin costo con el fin de asegurarnos de que Usted sea capaz de ejercer sus derechos como sujeto de datos. Puede visualizar, cambiar y borrar todos sus datos personales que nos proporcionó así como oponerse al procesamiento de sus datos personales (se pueden aplicar algunas condiciones):

• Tiene el derecho a visualizar y cambiar sus datos personales: si lo desea, puede pedir un resumen de sus datos personales y modificarlos si necesario.
• Tiene el derecho a la portabilidad de datos: en el caso en que se registró por un estudio o por un boletín y proporcionó sus datos personales, tiene el derecho a recibir una copia de sus datos personales en un formato estructurado, utilizado comúnmente y legible por máquina para transmitir estos datos a otra organización.
• Tiene el derecho de pedir la eliminación de sus datos personales: puede decidir en cualquier momento de borrar sus datos personales de nuestro banco de datos por cualquier uso futuro. Este derecho puede ser limitado por nuestras obligaciones legales o por necesidad de conservar los datos archivados para propósitos científicos.
• Tiene el derecho a retirar su consentimiento por cualquier uso futuro de sus datos personales por estudios específicos. Este derecho puede ser limitado por nuestras obligaciones legales o por necesidad de conservar los datos archivados para propósitos científicos. Luego de la comprobación de esta solicitud, sus datos personales serán eliminados para un uso futuro desde nuestro banco de datos C-Lys.
• Tiene el derecho a darse de baja del boletín de C-Lys por no ser más contactado por nosotros.
• Tiene el derecho a pedir restricciones por procesar sus datos: luego de haber recibido su solicitud, evaluaremos si este derecho es aplicable. Si es aplicable, sus datos personales serán eliminados para uso futuro desde nuestro banco de datos C-Lys.
• Tiene también el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales: luego de haber recibido su solicitud, evaluaremos si este derecho es aplicable, si es aplicable, sus datos personales serán eliminados por uso futuro del banco de datos C-Lys.

Los derechos antes mencionados pueden ser ejercidos contactándonos a través del formulario en linea desde nuestra página web. Después de haber verificado su identidad, haremos todo lo posible para cumplir con su solicitud salvo que requiera medidas extremas (ej. Que fuese técnicamente, organizacionalmente o virtualmente imposible o extremadamente costoso). Podríamos rechazar el proceso de las peticiones que sean repetitivamente irrazonables o sistemáticas. Aparte de los derechos antes mencionados en esta sección, puede también presentar una queja sobre el tratamiento de sus datos personales por C-Lys con una Autoridad Supervisora local.

1.1.3 Transferencia de datos a terceros

No venderemos, compartiremos ni distribuiremos, de ninguna manera, sus datos personales a terceros, salvo que se indique expresamente lo contrario en la política de privacidad. C-Lys puede contratar a subcontratistas que proporcionan servicios en nombre de C-Lys. Estos subcontratistas solo tendrán acceso a los datos para ejecutar los servicios de C-Lys para los que han sido contratados y de conformidad con los objetivos para los cuales los datos inicialmente han sido obtenidos. No se permite el uso de los datos para otros objetivos. En todos los casos, siempre se celebra un contrato con dichos subcontratistas en el que se indica todo lo anterior.

Lista de subcontratistas que C-Lys puede usar:

• Proveedores de Servicios de Nube
• Proveedores de servicios de hospedaje Web
• Servicio de consultoría IT
• Servicio de consultoría en garantia de calidad
• Encriptación End-to-End
• Servicios de Centros de contacto

En el marco de los servicios que proporciona C-Lys, los auditores e inspectores del gobierno y/o EMA (European Medicines Agency), FDA (Food and Drug Agency) y/o los representantes de nuestros clientes pueden consultar sus datos para garantizar que tanto C-Lys como sus subcontratistas actúan con arreglo a la legislación en vigor, a las normativas y a las buenas prácticas clínicas (GCP).

Si se vendiera o traspasara a C-Lys o a PJ (o parte de ello) en cualquier momento, la información que poseemos puede formar parte de los activos cedidos. En este caso, se seguirá utilizando esta información de conformidad con la política de privacidad y usted será informado por escrito o por correo electrónico.

Podemos divulgar datos personales si estamos legalmente obligados o si tal acción es razonablemente necesaria para poder cumplir con los procesos legales, para responder a reclamos o para proteger los derechos de C-Lys, de sus clientes, de sus trabajadores y del público.

El sitio web de C-Lys no tiene como objetivo notificar efectos médicos no deseados relacionados con el uso de productos médicos o con la participación en un estudio clínico. Sin embargo, si usted nos facilita información sobre posibles efectos no deseados, nos vemos obligados a realizar un seguimiento y/o a informar al promotor del estudio clínico. En este caso, podemos contactarle para obtener más información (por ejemplo, sobre sus antecedentes médicos) en el marco de los efectos no deseados indicados. Posteriormente, se transmitirá esta información al promotor del estudio clínico. También el mismo promotor se puede poner en contacto con usted en el marco del seguimiento de los informes sobre los efectos no deseados médicos.

C-Lys es una empresa belga. Sin embargo, cabe la posibilidad que sus datos se transmitan o se traten en países dentro o fuera de la Unión Europea. En virtud del artículo 21 de la Ley de Privacidad y los artículos 44-47 del Reglamento General de Protección de datos-Reglamento (UE)2016/679 (GDPR), solo se pueden transmitir datos personales a países que garantizan un nivel de protección similar y donde se cumplan las mismas o similares disposiciones GDPR. El país, el período de transferencia, el almacenamiento, la naturaleza de los datos y los objetivos precisos son criterios que se deben evaluar caso por caso. C-Lys garantiza no transferir datos a países terceros para su tratamiento o almacenamiento sin que hayan tomado las medidas necesarias para cumplir los requisitos de protección según la GDPR.

Los mecanismos de transferencia que C-lys puede usar para transferir tus datos personales:

• Adecuación de decisión por la Comisión Europea
• Certificado de protección de Privacidad
• Cláusulas contractuales estándares provistas por la Comisión Europea
• Tu consentimiento explicito para la transferencia

1.1.4 La seguridad de sus datos

C-Lys ha adoptado medidas de seguridad técnicas, físicas y organizativas, en la medida de lo posible, que cumplen las leyes aplicables en materia de privacidad y seguridad de datos, para garantizarle un tratamiento seguro de sus datos personales. Así, se minimiza el riesgo de una destrucción accidental o ilícita, una pérdida accidental, modificación o acceso de personas no autorizadas y cualquier tipo de tratamiento no autorizado de sus datos personales. Se evaluarán periódicamente los procedimientos de seguridad y gestión de conformidad con los desarrollos técnicos más recientes. Para ello, se recurre, entre otros, a un consultor de seguridad externo. C-Lys almacena sus datos personales en su base de datos en un servidor especialmente protegido, certificado con ISO27001, ISO9001 y NEN7510. ISO27001 y NEN7510 son estándares internacionalmente reconocidos para la protección de datos personales. ISO9001 es la norma internacional para sistemas de gestión de calidad. Solo se permite el acceso a la base de datos a personas autorizadas, encargadas del tratamiento de los datos. Para compartir los datos personales con centros de investigación se adoptan procedimientos adecuados y medidas de seguridad.

También queremos señalar que usted es personalmente responsable de la seguridad de su propio ordenador, móvil inteligente o tableta que se utiliza para visitar el sitio web de C-Lys y para proporcionar determinados datos a C-Lys. Por lo tanto, es importante que se asegure que el dispositivo que utiliza esté adecuadamente protegido frente a programas informáticos malintencionados (como, por ejemplo, un virus informático) con medidas de seguridad apropiadas (como, por ejemplo, un programa antivirus actualizado). Si tuviera razones para pensar que la comunicación ha dejado de ser segura (por ejemplo, si usted piensa que la seguridad de sus datos personales que están en nuestra posesión ya no es fiables), insistimos que nos informe inmediatamente por correo electrónico o por teléfono.

 

1.2 Datos no personales

En general, se puede visitar nuestro sitio web sin decirnos quién es o sin que comparta ningún tipo de información personal. En algunos casos, nuestros servidores de red pueden guardar automáticamente algunos datos no personales al abrir el sitio web o al seguir un hiperenlace que le dirige al sitio web. Ejemplos de datos no personales son: nombres de dominio, operador de Internet, navegador, sistema operativo, etc. Esta información se colecciona para registrar el número de visitas, el tiempo medio que se pasa en la página web, las páginas más visitadas y otra información similar. Utilizamos esta información para analizar el uso de la página web y para mejorar su contenido.

1.2.1 Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web utiliza la tecnología de cookies (pequeños archivos de texto que un servicio web almacena en el disco duro de un dispositivo) o tecnologías similares como webanalytics. Con estas tecnologías podemos adaptar el sitio web a sus necesidades. Para más información sobre la gestión de cookies y tecnologías similares, le recomendamos que consulte la documentación de su navegador. El mensaje en la página de inicio le ofrece la posibilidad de aceptar nuestra política de cookies. Si no está de acuerdo con las cookies, seguirá teniendo acceso a las páginas públicas del sitio web pero determinadas funciones serán limitadas o imposibles.

Para información detallada le referimos a nuestra ‘política de cookie’.

 

1.3  Niños

Nuestro sitio web se dirige a adultos (por ejemplo, personas que tienen interés en estudios clínicos, quitar personas que prestan servicios de salud y personas que quieren informarse sobre C-Lys y los servicios que ofrecemos). No recogemos datos de o sobre niños. Por favor, no utilice este sitio web si usted es menor de 18 años.

 

1.4 Proporcionar datos de terceros

Usted será responsable de los datos que introduce en el sitio web de C-Lys o de los datos que facilita por teléfono al personal de C-Lys. Al usar este sitio web, usted acepta introducir, exclusivamente, sus propios datos personales.

Introducir datos de terceros en el sitio web de C-Lys o facilitarlos por teléfono al personal de C-Lys, solo se puede hacer en los siguientes casos excepcionales:

• Si usted es el representante legal de una tercera persona (un sujeto no capacitado o una persona menor de edad)
• Si usted es médico y proporciona datos de uno de sus pacientes

En ambos casos mencionados, C-Lys no será responsable del registro de datos de terceros. Si usted facilita datos de terceros a C-Lys, asumirá la responsabilidad del consentimiento necesario para la introducción y la transmisión de datos de un tercero. Además, se compromete a respetar los derechos de la tercera persona, incluidos los que se han descrito en este documento.

 

1.5 Modificaciones

Esta política de privacidad está concebida para el uso de y para las posibilidades que ofrece este sitio web. Es posible que modifiquemos nuestras políticas de privacidad a partir de retroalimentación de clientes o sujetos de ensayo candidatos o debido a cambios en nuestros servicios. Cuando publiquemos modificaciones, cambiaremos la fecha de “última actualización” de la política. Comunicaremos las modificaciones importantes en la página de inicio. No obstante, le recomendamos que lea nuestra política de privacidad periódicamente.

 

1.6 Preguntas y retroalimentación

Comprobamos regularmente si cumplimos nuestra política de privacidad. Si tiene preguntas sobre la política de privacidad, puede contactarnos a través del formulario de contacto o de los datos siguientes:

• Nuestra dirección: Drukpersstraat 4, 1000 Brussels, Bélgica
• Nuestro número de teléfono: +34 917 081 250

Asimismo, se puede poner en contacto con nuestra encargada de protección de datos: GDPR.PatientJourney [at] pivotalcr.com