Informativa sulla privacy

Versione 10. Questa pagina è stata modificata l'ultima volta il 10/01/2023.

Questa Informativa sulla privacy è applicabile al sito Web e ai servizi di C-Lys. C-Lys è un marchio della società belga Pivotal Clinical BV con numero di impresa BE0634985259 (di seguito “Patient Journey” o “PJ”). Utilizzando il sito Web e i servizi di C-Lys, si ritiene di aver preso atto della presente informativa sulla privacy e come risultato di aver accettato la raccolta e l'elaborazione dei vostri dati personali nel modo qui descritto. C-Lys non è responsabile per la politica sulla privacy di altri siti Web e fonti. La presente informativa sulla privacy descrive sia l'utilizzo del sito web C-Lys ("sito web") sia il funzionamento dei servizi forniti da PJ con il nome commerciale C-Lys ("C-Lys" o "noi/nostro"). L'informativa descrive il modo in cui C-Lys raccoglie, utilizza, protegge e condivide i dati. Questo vi permette di capire esattamente come operiamo.

Potete visitare il nostro sito web senza rivelare informazioni personali. Otterremo informazioni e dati personali da voi solo se: (i) vi registrate tramite uno specifico modulo di richiesta di prova sul sito web, (II) vi abbonate alla newsletter, (III) compilate un modulo di contatto, (IV) ci inviate una e-mail, (v) ci inviate informazioni per posta, (vi) fornirci dati per telefono e/o (vii) completare un sondaggio. Utilizzeremo i dati personali che ci fornite solo per i servizi o gli scopi per i quali avete dato il vostro consenso. C-Lys ha preso provvedimenti per proteggere i vostri dati in conformità con il Regolamento (UE) n. 2016/679 – Regolamento generale sulla protezione dei dati e con la legge belga sulla privacy (legge dell'30/07/2018 sulla tutela della privacy per quanto riguarda il trattamento dei dati personali).

Un responsabile per la protezione dei dati (Data Protection Officer) è stato assegnato e notificato all’autorità per la protezione dei dati (Data Protection Authority).

1.1 Dati personali

Con “dati personali” intendiamo qualsiasi informazione relativa all’utente e fornita a C-Lys al momento della registrazione tramite un modulo di richiesta specifico per ogni studio, tramite il completamento di un sondaggio, tramite il modulo di iscrizione per la newsletter, tramite il un modulo di contatto o per telefono dopo la registrazione iniziale sul nostro sito Web.

C-Lys limita la raccolta dei dati personali a quei dati che sono necessari per raggiungere l'obiettivo del loro utilizzo. Il periodo di conservazione non è mai superiore al periodo in cui i dati sono necessari per raggiungere il loro obiettivo.

1.1.1 Uso dei vostri dati personali

Vi iscrivete a uno studio specifico e date il permesso di utilizzare i vostri dati personali nel contesto della pre-selezione per lo studio: come prassi standard, i dati forniti su un modulo di domanda per uno specifico studio clinico sono nome, cognome, data di nascita, genere, città, codice postale, e-mail, numero di telefono e area di interesse. In questo caso, C-Lys agisce come ‘data processor’ in nome del Sponsor, chi è il ‘data controller’. A seconda del tipo di studio, si possono anche fornire ulteriori informazioni personali a C-Lys (come, ad esempio, il vostro stato di salute), ma C-Lys limiterà la raccolta dei dati personali a quei dati che sono necessari per raggiungere l'obiettivo del loro utilizzo. Potete fornire queste informazioni supplementari utilizzando i moduli di domanda (questionario di studio) sul nostro sito web o contattandoci per telefono o tramite il call center per terzi che abbiamo selezionato. Vi impegnate a fornirci dati accurati, completi e aggiornati. Dichiarate di aver compreso che la registrazione è equivalente al consenso scritto per trattare i vostri dati personali, compresi dati sensibili come salute, stile di vita e dati relativi all'etnia.

Sulla base delle informazioni fornite tramite il modulo di domanda  noi determineremo se si soddisfano i vari criteri di preselezione per lo studio specifico. Nel caso in cui è inclusa nel processo di preselezione une tappa di preselezione via telefono, i vostri dati personali saranno trasmessi al call center per i terzi da noi selezionato. Solo se soddisfate questi criteri di preselezione dopo la preselezione online e via telefono (ove applicabile), i vostri dati personali saranno trasmessi al centro di ricerca che partecipa allo studio specifico. Il centro di ricerca può contattarvi per discutere ulteriormente lo studio. C-Lys può anche fissare un appuntamento per voi con il centro di ricerca. Condividere i vostri dati personali con un centro di ricerca partecipante non significa che siete anche effettivamente inclusi nello studio. Quest'ultimo è al di fuori della competenza e dei servizi di C-Lys e il centro di ricerca ne discuterà con voi in dettaglio dopo ulteriore valutazione da parte loro. Prima di partecipare effettivamente a uno studio clinico, dovete inoltre firmare un modulo di consenso informato separato. C-Lys non è responsabile per il trattamento dei vostri dati da parte del centro di ricerca. C-Lys/PJ non è in alcun modo responsabile dello svolgimento dello studio clinico, della verifica dei dati (medici) dei potenziali candidati e/o di ottenere il consenso informato dei candidati a partecipare ad uno studio clinico.

Il questionario di studio online usa una tecnologia automatizzata di processo decisionale per ridurre il numero di dati personali raccolti sui candidati innammissibili allo studio clinico pubblicizzato, e per aumentare l’efficienza del servizio fornito da C-Lys. Le risposte alle domande del questionario saranno utilizzate nel decidere se un candidato è ammissibile per lo studio. Nel caso in cui un candidato è dichiarato ammissibile dalla tecnologia automatizzata di processo decisionale, l’egilibilité di questo candidato sarà anche valutata da C-Lys per assicurarsi che soddisfì i criteri per lo studio.

Questo processo decisionale automatizzato è necessario per definire una relazione contrattuale con il candidato dello studio. Quindi se il candidato non vuole sottomersi al processo decisionale automatizzato, non può candidarsi allo studio usando il servizio C-Lys.

 

Vi iscrivete alla newsletter:

Tramite il modulo di iscrizione: di norma, i dati di contatto forniti sul modulo di iscrizione sono nome, cognome, anno di nascita, sesso, Paese e città di residenza, e-mail, numero di telefono e area di interesse. In questo caso, C-Lys agisce da “controller dei dati”. Tali dati di contatto verranno archiviati sul database C-Lys, affinché C-Lys possa inviare le newsletter via e-mail, posta o SMS.

A tal fine è necessario selezionare l’opzione “Desidero ricevere la newsletter” durante la registrazione per uno studio. Selezionando questa opzione, soltanto i dati di contatto (nome, cognome, anno di nascita, sesso, Paese e città di residenza, e-mail, numero di telefono e area di interesse) verranno archiviati sul database C-Lys, affinché C-Lys possa inviare le newsletter via e-mail, posta o SMS.

 

L’utente completa un sondaggio e ci autorizza ad utilizzare i propri dati personali nel quadro di tale sondaggio; di norma, i dati forniti tramite un modulo possono essere età, sesso e Paese di residenza; altri dati come nome, cognome, data di nascita, sesso, città, CAP, e-mail, numero di telefono, area di interesse possono essere richiesti in determinate circostanze o domande specifiche relative allo stato di salute. In questo caso, C-Lys agisce da “controller dei dati” o “elaboratore” dei dati per conto dello Sponsor, che è il “controller dei dati”. A seconda del tipo di sondaggio, l’utente può fornire altre informazioni a C-Lys (come ad esempio, condizioni mediche particolari), tuttavia C-Lys limiterà la raccolta dei dati personali a quelli strettamente necessari per lo scopo previsto. L’utente può fornire i dati aggiuntivi tramite il sondaggio sul nostro sito Web o contattandoci per telefono o tramite il call center per terzi che abbiamo selezionato. L’utente si impegna a fornire dati corretti, completi e aggiornati. L’utente comprende che il completamento del sondaggio equivale a un consenso scritto per l’elaborazione dei propri dati personali, inclusi dati sensibili come salute, stile di vita e informazioni sull’etnia.

In base ai dati forniti tramite il sondaggio determineremo se l’utente soddisfa i criteri di preselezione per un determinato sondaggio. Soltanto nel caso in cui l’utente soddisfi i criteri di preselezione a seguito di preselezione online, i dati personali verranno utilizzati per l’analisi del sondaggio.

Il sondaggio online C-Lys utilizza una tecnologia decisionale automatica per ridurre la raccolta dei dati dai candidati non idonei al sondaggio, e per aumentare l’efficienza dei servizi offerti da C-Lys. Determinate risposte alle domande del sondaggio condurranno a percorsi diversi, che determineranno l’idoneità dei candidati per il sondaggion o, se applicabile, contatto telefonico.

Questa procedura decisionale automatica è necessaria per alcuni questionari al fine di stabilire una relazione contrattuale con il soggetto. Pertanto, se il soggetto non desidera essere sottoposto a procedure decisionali automatiche, non potrà richiedere di partecipare al sondaggio tramite il servizio C-Lys.

Al momento della registrazione sul nostro sito Web, del completamento di un sondaggio o dell’iscrizione alla newsletter, una volta indicato di aver letto, compreso e accettato la nostra Politica della privacy, l’utente acconsentirà al trattamento di tali dati come descritto qui. Il periodo di conservazione non supera mai il periodo necessario per il raggiungimento dell'obiettivo o per i relativi requisiti normativi (quali, ad esempio, controllo di qualità o ispezione da parte delle autorità di regolamentazione).

I periodi di conservazione seguenti sono applicabili :

Vi iscrivete alla newsletter : Se accetate l’informativa sulla privacy, autorizzate :

C-Lys a trattare, usare e conservare i vostri dati personali per il periodo durante il quale rimanete iscritti alla newsletter (fine dell’anno civile seguendo l’iscrizione + 5 anni). Così possiamo inviarvi informazioni sugli studi clinici futuri, o informarvi su altri servizi forniti da C-Lys.

Vi iscrivete ad uno studio clinico specifico : Se accetate l’informativa sulla privacy, autorizzate

C-Lys a trattare e usare i vostri dati personali raccolti fino alla fine del periodo di reclutamento (come menzionato sul sito dello studio), indipendentemente dal fatto che  siate reclutati per lo studio o no,

e accetate che C-Lys non cancellerà i vostri dati personali durante quel periodo.

Dopo la chiusura del periodo di reclutamento di C-Lys, i vostri dati personali saranno bloccati e archiviati durante 25 anni (se non diversamente specificato nel modulo web) a fini di documentazione. Dopo quel periodo, i vostri dati personali saranno definitivamente cancellati.

Completando un determinato sondaggio: Acconsentendo a questa Politica della privacy l’utente accetta che:

C-Lys tratta e utilizza i dati personali degli utenti raccolti nel seguente periodo: durata del sondaggio + 1 mese

durante tale periodo, C-Lys non bloccherà né eliminerà i dati personali dell’utente.

Trascorso tale periodo (durata del sondaggio + 1 mese) i dati personali dell’utente verranno bloccati e archiviati per 25 anni (se non diversamente specificato nel modulo web) a scopo di documentazione. Trascorso il periodo di documentazione, i dati verranno eliminati in modo permanente.

1.1.2 Opzioni relative ai dati personali

Offriamo servizi gratuiti per assicurarci che possiate esercitare il vostro diritto in qualità di data subject. Avete il diritto di visualizzare, modificare e cancellare tutti i vostri dati personali che ci avete forniti e potete anche rifiutare il trattamento di vostri dati personali (alcune condizioni potrebbero essere applicate) :

Avete il diritto di visualizzare e di modificare i vostri dati personali. Potete domandare di visualizzare i vostri dati e di modificargli se necessario.

Avete il diritto alla portabilità dei dati : nel caso in cui siete iscritti ad uno studio o alla newsletter e ci avete forniti i vostri dati personali, avete il diritto di ottenere una copia di vostri dati personali in formati strutturati, di uso commune e leggibili meccanicamente per trasferirgli ad un’altra organizzazione.

Avete il diritto di domandare la cancellazione di vostri dati personali : potete decidere in qualsiasi momento di cancellare i vostri dati personali dal nostro database per uso futuro. Questo diritto può essere limitato da nostri obblighi giuridici o dal nostro bisogno di conservare i dati ai fini di archiviazione per la ricerca scientifica.

Avete il diritto di ritirare il vostro consenso per qualsiasi uso futuro di vostri dati personali per uno studio specifico. Questo diritto può essere limitato da nostri obblighi giuridici o dal nostro bisogno di conservare i dati ai fini di archiviazione per la ricerca scientifica. Dopo la validazione della vostra richiesta, i vostri dati personali saranno cancellati dal database di C-Lys per uso futuro.

Avete il diritto di cancellare la vostra iscrizione alla newsletter di C-Lys per non essere più contatti da noi.

Avete il diritto di domandare una restrizione del trattamento di vostri dati personali : dopo aver ricevuto la vostra richiesta, giudicheremo se il vostro diritto sia applicabile. Se applicabile, i vostri dati personali saranno cancellati dal database di C-Lys per uso futuro.

Avete anche il diritto di rifiutare il tratamento di vostri dati personali : dopo aver ricevuto la vostra richiesta, giudicheremo se il vostro diritto sia applicabile. Se applicabile, i vostri dati personali saranno cancellati dal database di C-Lys per uso futuro.

Potete esercitare i diritti sopra citati contattandoci via il modulo di contatto online sul nostro sito. Dopo aver verificato la vostra identità, faremo tutto ciò che è ragionevolmente possibile per rispettare la vostra richiesta a meno che richieda misure completamente irragionefvoli (ad esempio, sia virtualmente impossibile dal punto di vista tecnico o organizzativo oppure estremamente costosa). Potremmo rifiutare di elaborare richieste che sono irragionevolmente ripetitive o sistematiche.

1.1.3 Trasferimento di dati a terzi

Non venderemo, condivideremo o distribuiremo i vostri dati personali né li diffonderemo in altro modo a terze parti, se non diversamente specificato in questa Informativa sulla privacy.

C-Lys può assumere subappaltatori per fornire servizi per conto di c-Lys. Tutti i subappaltatori riceveranno l'accesso ai dati solo per la fornitura dei servizi C-Lys, se C-Lys ha assunto il subappaltatore in conformità con gli obiettivi per i quali i dati sono stati originariamente raccolti. L'uso dei dati per altri obiettivi è vietato. Questo è sempre incluso in un contratto stipulato con questi subappaltatori.

Elenco dei subappaltro utilizzabili da C-Lys :

Fornitori di servizi Cloud

Fornitori di servizi web hosting

Fornitori di servizi di consulenza informatica

Fornitori di servizi di consulenza per la garanzia qualità

Codifica End-To-End

Servizi di call center

Come parte dei servizi forniti da C-Lys, è possibile che i vostri dati siano visualizzati da revisori contabili, ispettori governativi e/o ispettori EMA (Agenzia Europea per i Medicinali), FDA (Agenzia per gli Alimenti e i Medicinali) e/o da rappresentanti dei nostri clienti al fine di garantire che sia C-Lys che i suoi subappaltatori agiscano in conformità con le leggi, le norme e la Buona Pratica Clinica (GCP).

Nel caso in cui C-Lys o PJ (o una sua parte) sia venduta o trasferita in qualsiasi momento, le informazioni in nostro possesso potrebbero far parte dei beni da trasferire. In tal caso, queste informazioni continueranno ad essere utilizzate in conformità con questa informativa sulla privacy e ne sarete informati per iscritto o per e-mail.

Potremmo rendere pubblici i dati personali se legalmente obbligati a farlo, o se tale azione, a nostra discrezione, è ragionevolmente necessaria per conformarsi alle procedure legali, per rispondere ai reclami o per proteggere i diritti di C-Lys, i suoi clienti, dipendenti e il pubblico.

Le pagine web C-Lys non sono destinate alla segnalazione medica degli effetti collaterali associati all'uso di medicinali  o alla partecipazione ad uno studio clinico. Se tuttavia ci fornite informazioni su eventuali effetti collaterali, allora è nostro dovere verificarle e/o segnalarle allo sponsor dello studio clinico. Ciò significa che potremmo eventualmente contattarvi per raccogliere ulteriori informazioni (ad esempio la vostra anamnesi) nel contesto di questo effetto collaterale. Queste informazioni vengono poi trasmesse allo sponsor dello studio clinico. Lo sponsor potrebbe anche contattarvi direttamente a seguito della segnalazione sugli effetti collaterali.

C-Lys è un'azienda belga. Tuttavia, il trattamento e/o il trasferimento dei dati possono avvenire in paesi all'interno o all'esterno dell'Unione europea. Ai sensi dell'articolo 21 della Legge Belga sulla Privacy e degli articoli 44-47 del Regolamento generale sulla protezione dei dati – Regolamento (UE) n. 2016/679 (GDPR), i dati personali possono essere trasferiti solo a paesi che garantiscano lo stesso adeguato livello di protezione e in cui siano rispettate le stesse o simili disposizioni delGDPR. Il paese, la durata del trasferimento, l'immagazzinamento, il tipo di dati e gli obiettivi specifici sono criteri che devono essere esaminati caso per caso. C-Lys garantisce che nessun trasferimento avvenga a paesi terzi per il trattamento o l'immagazzinamento dei dati senza che siano adottate le misure necessarie in conformità ai requisiti di protezione del GDPR.

Dispositivi di trasferimento utilizzabili da C-Lys per il trasferimento di vostri dati personali :

Decisione di adeguatezza dalla Commissione europea

Scudo UE per la privacy

Clausole contrattuali standard fornite dalla Commissione europea

Il vostro consenso esplicito per il trasferimento

1.1.4 La sicurezza dei vostri dati

C-Lys adotterà, per quanto possibile, misure di sicurezza tecniche, fisiche e organizzative che siano conformi alle leggi vigenti nel campo della privacy e della sicurezza dei dati, al fine di garantire un trattamento sicuro dei vostri dati personali. I rischi di distruzione accidentale o non autorizzata, perdita accidentale, alterazione o accesso da parte di persone non autorizzate e di qualsiasi altra elaborazione non autorizzata dei vostri dati personali sono quindi ridotti al minimo. Le procedure di sicurezza e di gestione sono rivedute regolarmente in conformità agli ultimi sviluppi tecnologici. Ciò include il ricorso a un consulente di sicurezza esterno. C-Lys memorizza i vostri dati personali nel suo database su server appositamente protetti nei Paesi Bassi, certificati ISO27001, ISO9001 e NEN7510. ISO270001 e NEN7510 sono standard riconosciuti a livello internazionale per la sicurezza delle informazioni. ISO9001 è lo standard internazionale per i sistemi di gestione della qualità. L'accesso al database è consentito solo al personale autorizzato, impegnato nel trattamento dei dati. Adottiamo procedure e misure di sicurezza appropriate per la condivisione dei dati personali con i centri di ricerca.

Vorremmo anche sottolineare che siete personalmente responsabili per la sicurezza del computer, smartphone o tablet che utilizzate per visitare il sito C-Lys e per comunicare determinati dettagli a C-Lys. Pertanto è importante assicurarsi che il dispositivo che si sta utilizzando sia correttamente protetto da software dannosi (ad esempio virus informatici) utilizzando misure di sicurezza appropriate (ad esempio software antivirus aggiornati). Se avete ragione di credere che la vostra comunicazione con noi non sia più sicura (per esempio, se ritenete che la sicurezza dei dati personali che condividete con noi non sia affidabile), insistiamo affinché ce ne diate notifica per e-mail o telefono.

 

1.2 Dati non personali

In generale, è possibile visitare il nostro sito web senza dirci chi siete o rivelare informazioni personali su di voi. In alcuni casi, i nostri server online raccolgono automaticamente alcuni dati non personali su di voi quando vi connettete o seguite un link al sito web. Esempi di questi dati non-personali sono: nomi di dominio, tipo di provider Internet, tipo di browser, tipo di sistema operativo utilizzato, ecc. Le informazioni raccolte riguardano il numero di visite, il tempo medio speso sul sito web, le pagine visualizzate e altre informazioni simili. Usiamo queste informazioni per analizzare l'uso del sito e migliorarne il contenuto.

1.2.1 Cookies e tecnologie simili

Il nostro sito web utilizza la tecnologia "cookie" (file di testo di piccole dimensioni che vengono inseriti da un servizio web sul disco rigido di un dispositivo) o tecnologie simili come la web analytics. Questo ci permette di adattare il nostro sito web in base alle vostre esigenze. Per ulteriori informazioni su come i cookie e le tecnologie simili possono essere gestiti, si consiglia di consultare la documentazione relativa al vostro browser Internet. Il messaggio sulla home page vi permette di acconsentire alla nostra informativa sui cookie. Se non acconsentite, sarete in grado di accedere alle pagine pubbliche del sito, ma alcune funzioni saranno limitate o impossibili.

Per informazioni dettagliate, si prega di fare riferimento alla nostra ' Informativa sui Cookie '.

 

1.3 Bambini

Il nostro sito è orientato verso gli adulti (a chiunque sia interessato agli studi clinici, operatori sanitari e individui in cerca di informazioni relative a C-Lys e ai servizi che offriamo). Non raccogliamo consapevolmente alcuna informazione da o sui bambini e vi chiediamo di non usare questo sito se avete meno di 18 anni.

 

1.4 Fornire dati di terzi

Voi siete gli unici responsabili per le informazioni fornite sul sito C-Lys o per telefono al personale C-Lys. Utilizzando il sito web l'utente accetta di fornire solo dati relativi a se stesso.

È possibile fornire dati relativi ad una terza persona sul sito C-Lys o per telefono al personale C-Lys solo nei seguenti casi eccezionali:

Se siete il rappresentante legale di una terza persona (un minorenne o una persona incompetente)

Se siete un medico e fornite i dati di uno dei vostri pazienti

In entrambi i casi di cui sopra, C-Lys non è responsabile per la registrazione di dati di terze persone. Se si forniscono dati di una terza persona a C-Lys, si assume la piena responsabilità per qualsiasi autorizzazione richiesta per la fornitura e il trasferimento di dati riguardanti una terza persona. Inoltre, l'utente si impegna a rispettare coscienziosamente i diritti di questa terza persona, compresi quelli qui descritti.

 

1.5 Modifiche

Questa Informativa sulla Privacy è in linea con l'uso e le capacità del nostro sito web. È possibile che effettueremo modifiche sulla nostra Informativa sulla Privacy in base al feedback da parte dei clienti o di potenziali soggetti di studio e a modifiche nei nostri servizi. Quando pubblicheremo le modifiche alla nostra Informativa, cambieremo la data dell'"ultimo aggiornamento" della nostra Informativa sulla Privacy. Riporteremo cambiamenti significativi sulla nostra pagina iniziale. Tuttavia, vi invitiamo a leggere periodicamente la nostra Informativa sulla Privacy.

 

1.6 Domande e feedback

Esaminiamo regolarmente la nostra conformità a questa Informativa sulla Privacy. Se avete domande su questa Informativa sulla Privacy, vi preghiamo di contattarci tramite il modulo di contatto utilizzando i dati seguenti:

Il nostro indirizzo: Drukpersstraat 4, 1000 Brussels, Belgio

Il nostro numero di telefono: +34 917 081 250

Inoltre, è anche possibile contattare il nostro responsabile della protezione dei dati all'indirizzo GDPR.PatientJourney [at] pivotalcr.com